Es viernes. Te llega un correo de finanzas: "¿Autorizas alta de proveedor para 3 órdenes de compra esta semana?" Nombre: SomethingCorp SA. RFC: XXX-XXXXXX-XXX. "Presupuesto: $18,000. Muy urgente."
Tu instinto: "Está bien, son $18,000 nada más".
Tu auditor (6 meses después): "¿Por qué diste de alta un proveedor en 69-B?"
La diferencia: 10 minutos de checklist.
Este es el checklist que usa un despacho contable real (adaptado para PyME). Lo imprimes, lo pegás en el escritorio de compras, y el viernes siguiente alguien le ha pasado validación.
Checklist de Alta de Proveedor — PyMES
Fecha: ______ Responsable: ______ Proveedor: ______
SECCIÓN 1: VALIDACIÓN BÁSICA (3 minutos)
- [ ] ¿Tenemos el RFC completo? (Formato: XXX-XXXXXX-XXX o XXXXXX-XXX)
- [ ] ¿El RFC es válido? (Prueba en: https://www.sat.gob.mx/consultas)
- Sí: Continuar
- No: Rechaza al proveedor
- [ ] ¿Aparece el proveedor en la 69-B (incumplidos SAT)? (Búsqueda en: https://incumplidos.mx/incumplidos.html)
- No encontrado = Limpio. Continuar.
- Encontrado = DETÉN. No trabajes. Busca otro proveedor.
Responsable firma: ________ Hora: ________
SECCIÓN 2: DATOS REGISTRALES (5 minutos)
- [ ] ¿Nombre de la empresa coincide con registro SAT? (Verifica en SAT → Consulta de RFC)
- Sí: Continuar
- No/Dudoso: Solicita aclaración escrita. Si no explica, rechaza.
- [ ] ¿Domicilio fiscal es real y localizable? (Búsqueda de Google Maps o visita si es crítico)
- Sí, es edificio/oficina: Continuar
- Es "avenida X, departamento", departamentos múltiples, o no existe: Bandera roja. Investiga.
- [ ] Actividad declarada (según SAT) coincide con lo que nos ofrece? (Ej: "Asesoría" vs "Servicios de limpieza")
- Sí: Continuar
- No: Solicita explicación. Si es vaga ("Servicios diversos"), sospecha.
Responsable firma: ________ Hora: ________
SECCIÓN 3: VALIDACIÓN LISTAS ESPECIALES (2 minutos)
Responde según el tipo de proveedor:
#### Si ofrece SERVICIOS ESPECIALIZADOS (nómina, RRHH, outsourcing):
- [ ] ¿Está registrado en REPSE (STPS)? (Consulta: https://www.datos.gob.mx — busca registro REPSE)
- Sí, registrado: Continuar
- No, o no encontrado: Rechaza. Es requisito legal.
#### Si el propietario/director es persona física conocida:
- [ ] ¿El propietario está en lista de inhabilitados (SFP)? (Consulta: https://www.datos.gob.mx — CompraNet inhabilitados)
- No aparece: Continuar
- Aparece: Investiga. ¿Cuánto tiempo inhabilitado? ¿Sigue siendo director? Si responde sí a ambas, rechaza.
Responsable firma: ________ Hora: ________
SECCIÓN 4: DOCUMENTACIÓN (5 minutos)
Solicita y verifica:
- [ ] Cédula de inscripción en SAT (prueba de RFC activo)
- ¿Recibida?: Sí / No. Si no, solicita.
- [ ] Comprobante de domicilio fiscal (recibo de luz, agua, teléfono a nombre empresa, último 3 meses)
- ¿Recibido?: Sí / No. Si no, solicita.
- [ ] Identificación oficial del propietario/representante legal (copia de INE)
- ¿Recibida?: Sí / No. Si no, solicita.
- [ ] Referencias de clientes anteriores (al menos 1 contacto verificable)
- ¿Recibidas?: Sí / No / Se negó. Si se negó: bandera roja.
Comentarios: _________________
Responsable firma: ________ Hora: ________
SECCIÓN 5: ACUERDO CONTRACTUAL (3 minutos)
- [ ] ¿Hay propuesta o contrato escrito? (Especifica qué entrega, cuándo, precio, forma de pago)
- Sí, completo: Continuar
- Sí, pero incompleto: Completa antes de autorizar primer pago
- No: Solicita. No autorices sin documento escrito.
- [ ] ¿Se aclaran los entregables? (Qué recibimos, cómo validamos que es correcto)
- Sí, claro: Continuar
- Vago o sin especificar: Requiere aclaración.
- [ ] ¿Hay forma de reclamo si incumple? (Ej: "Si no cumple en plazo X, se descuenta del pago")
- Sí: Continuar
- No: Agrega cláusula de penalidad por incumplimiento.
Responsable firma: ________ Hora: ________
SECCIÓN 6: DECISIÓN FINAL
Resultado de validación:
- [ ] APROBADO. Procede a dar de alta. Fecha de aprobación: ________
- [ ] APROBADO CON CONDICIONES. Especifica cuáles:
- Condición 1: _______________________
- Condición 2: _______________________
- Validar condiciones antes de primer pago.
- [ ] RECHAZADO. Motivo: _______________________
- Buscar proveedor alternativo.
Autoriza (firma): __________ Nombre: __________ Fecha: __________
Notas de implementación
Para el área de compras
- Haz copias de este checklist. Una por proveedor nuevo.
- Plastifica una copia y cuélgala en la pared. Es referencia.
- Archiva los completados. Auditoría futura te agradecerá que documentes que validaste.
Tiempo total
- Sección 1-2 (básico): 8 minutos. Si falla, termina. No continúes.
- Sección 3-4 (especial): 7 minutos adicionales.
- Sección 5-6 (decisión): 3 minutos.
Total: 15-20 minutos por proveedor nuevo. Si son 50, dedica una tarde a filtrar masivamente contra 69-B (validar-masivo.html), luego aplica este checklist a los que pasen.
Caso práctico: aplicar el checklist
Caso: Te llega proveedor "TechSoluciones SA" para servicios de consultoría IT.
| Paso | Pregunta | Respuesta | Acción |
|---|---|---|---|
| 1 | ¿RFC válido? | TSX-XXXXXX-XXX → Sí | Continuar |
| 2 | ¿En 69-B? | No encontrado | Continuar |
| 3 | ¿Nombre coincide SAT? | Sí, TechSoluciones SA registrada | Continuar |
| 4 | ¿Domicilio real? | Av. Principal 456, Oficina 12. Google Maps = existe | Continuar |
| 5 | ¿Actividad coincide? | SAT: "Asesoría en IT". Nos ofrece: "Consultoría de sistemas". Match | Continuar |
| 6 | ¿Especializados? | No (es consultoría, no nómina/RRHH) | Saltar REPSE |
| 7 | ¿Referencias? | 2 contactos verificables | Continuar |
| 8 | ¿Documentación? | Cédula SAT + comprobante domicilio recibidos | Continuar |
| 9 | ¿Contrato? | Propuesta detallada: "Auditoría de seguridad, 30 días, $15,000, incluye reporte" | Continuar |
| 10 | Decisión | APROBADO | Firmás checklist. Alta autorizada. |
Caso práctico 2: banderas rojas capturadas
Caso: Te llega "Distribuidora XYZ" para compra de materiales.
| Paso | Pregunta | Respuesta | Acción |
|---|---|---|---|
| 1 | ¿RFC válido? | ABC-XXXXXX-XXX → Sí | Continuar |
| 2 | ¿En 69-B? | Encontrado. Estado: Exigible. Monto: $250K. | DETÉN. Rechaza proveedor. |
| No continúes. No trabajes. Busca otro. |
Caso 3:
| Paso | Pregunta | Respuesta | Acción |
|---|---|---|---|
| 4 | ¿Domicilio real? | "Avenida X, Departamento 5, Piso 8" en zona residencial, no comercial. Google Maps = edificio de depto. | Bandera roja. Solicita aclaración. |
| 5 | Aclaración proveedor | "Es mi oficina en casa" | Si es legítimo, documenta explicación. Si sigue siendo sospecha, rechaza. |
Qué hacer con proveedores actuales
¿Ya tienes cartera de proveedores? Aplica retroactivamente:
- Semana 1: Valida todos contra 69-B en lote (validar-masivo.html). Tarda 5 minutos.
- Semana 2-3: Los que pasen, audita contra este checklist (secciones 2-4).
- Secciones 5-6: Para nuevos contratos que vayan venciendo, agrega cláusulas.
Resultado: Base de proveedores limpia y documentada.
Resumen: 3 puntos no negociables
- No en 69-B. Es no negociable. Si aparece, rechaza.
- Documentación real. RFC válido, domicilio verificable, referencias contactables.
- Contrato escrito. Qué se entrega, cuándo, cómo se valida, qué pasa si falla.
Si esto lo hacés de forma automática, el riesgo de "sorpresas" en auditoría baja 80%.
Descarga e imprime este checklist. Llévalo a tu próxima reunión de compras. Aplícalo el próximo viernes.
¿Necesitas validar 50 RFCs a la vez? Usa validar-masivo.html — 5 minutos, 5,000 RFCs máximo (plan premium).
Luego, applica este checklist a los que pasen el filtro automático.
10 minutos por proveedor ahora = cero dolores de cabeza en auditoría después.